РЕШЕНИЕ ГЛАВЫ ГОСАДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА И ГОРОДА «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ В СИСТЕМЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И УПРАВЛЕНИЯ»
Во исполнение поручения Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 21 ноября 2018 года № 01-35/1404, в целях организации работы со служебными документами на единой основе, совершенствования и повышения эффективности подготовки документов, писем, ответов и иной информации должностными лицами государственной администрации Каменского района и города Каменка, а также подведомственных предприятий и учреждений, в соответствии Законом Приднестровской Молдавской Республики от 8 декабря 2003 года № 367-З-III «Об обращениях граждан и юридических лиц, а также общественных объединений» (САЗ 03-50), на основании статей 34, 37, 43, 52 Закона Приднестровской Молдавской Республики от 5 ноября 1994 года «Об органах местной власти, местного самоуправления и государственной администрации в Приднестровской Молдавской Республике» (СЗМР 94-4) глава государственной администрации Каменского района и города Каменка
Р Е Ш И Л:
1. Утвердить Правила ведения деловой переписки в системе исполнительных органов государственной власти и управления.
2. Должностным лицам государственной администрации Каменского района и города Каменка, а также подведомственных предприятий и учреждений в соответствии с возложенными на них служебными обязанностями обеспечить подготовку и оформление служебных документов, писем, ответов и иной информации в соответствии с Правилами, утвержденными настоящим решением.
3. Настоящее решение подлежит размещению на официальном сайте государственной администрации Каменского района и г. Каменка.
Глава государственной администрации В.В. Бычков.
Правила
ведения деловой переписки в системе исполнительных
органов государственной власти и управления
1. В целях организации работы со служебными документами на единой основе, а также совершенствования и повышения эффективности подготовки документов, писем, ответов и иной информации (далее – служебные письма) необходимо руководствоваться настоящими Правилами ведения деловой переписки в системе исполнительных органов государственной власти и управления (далее – Плавила).
В Правилах сформулированы современные требования к составлению и оформлению служебных писем, они являются обязательными для соблюдения работниками государственной администрации Каменского района и города Каменка (далее – государственной администрации), а также работниками подведомственных государственной администрации предприятий и учреждений, осуществляющими подготовку и оформление служебных документов, писем, ответов и иной информации.
Применение Правил должно способствовать формированию официально-делового стиля служебных писем, унификации применяемых форм документов, структуры текстов, а также сокращению затрат труда и средств в процессе создания документов.
2. Служебные письма готовятся в виде:
а) ответов о выполнении поручений Правительства Приднестровской Молдавской Республики, Президента Приднестровской Молдавской Республики или уполномоченных должностных лиц;
б) исполнения поручения Президента Приднестровской Молдавской Республики, Правительства Приднестровской Молдавской Республики по обращениям граждан и организаций по вопросам, относящимся к компетенции исполнительного органа государственной власти и управления;
в) сопроводительных писем к законопроектам и проектам правовых актов Президента Приднестровской Молдавской Республики и Правительства Приднестровской Молдавской Республики;
г) ответов на запросы информации;
д) ответов на обращения граждан и организаций;
е) инициативных писем.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией главы государственной администрации либо его заместителями, а в подведомственных предприятиях, учреждениях начальником (директором) (далее – руководителем) на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
3. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений государственной администрации и подведомственных предприятий, учреждений с учетом сроков, установленных автором резолюции или поручения.
Для служебных писем-ответов указание реквизита, включающего в себя дату и регистрационный номер документа, на который должен быть дан ответ, обязателен.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: «государственная администрация считает…», «государственная администрация рассмотрела…».
Если письмо оформлено от имени должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: «прошу…», «направляю…»
Текст письма, как правило, состоит из двух частей: мотивировочной и заключительной. В первой части указывают причины, основания, цели или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения, рекомендации и т.д.
В необходимых случаях допускается оформление служебных писем из трех частей: вступительной, мотивировочной и заключительной.
Вступительная часть служит обоснованием подготовки документа. В ней указываются фактические обстоятельства, цели и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания документа, а также могут содержаться ссылки на поручения вышестоящих органов или должностных лиц, запросы, обращения, в соответствии с которыми принимается данный документ.
Как правило, во вступительной части допускаются формулировки первой фразы «Во исполнение поручения», «Рассмотрев обращение», «На основании», «В соответствии», «В целях», «Во исполнение» и т.д. Если основанием принятия документа является поручение, запрос или обращение вышестоящих органов государственной власти и управления, то в преамбуле указываются дата, номер такого документа.
В мотивировочной части указывают главную цель письма, описание ситуации или проблемы, обоснование, объяснения, доказательства, рассуждения, аргументы и др. В этой части подробно описывают необходимые события, приводят доказательства или анализируют ситуацию.
В заключительной части документа (в случае не исполнения поручения в указанные сроки) должно содержаться указание о ходе выполнения документа, а также сроках промежуточного контроля исполнения. К указанному сроку исполнителем должна представляться информация об исполнении документа.
В заключении принято делать выводы, подведение итогов с четким определением того, что ожидаете от адресата, излагать просьбы, предложения, отказы или формировать мнения, требования.
В зависимости от объема и содержания части документа могут подразделяться на абзацы (не имеющие порядковых номеров) и пункты, пункты – на подпункты.
Пункты документа имеют порядковые номера в виде арабских цифр с точками после них. Пункты могут подразделяться на подпункты, образуемые абзацами, отделяемыми друг от друга точкой с запятой и пронумерованными кириллическими буквами со скобкой справа без точки, а при дальнейшем дроблении подпунктов – арабскими цифрами со скобкой справа без точки.
После строчных буквенных или цифровых обозначенийсо скобкой подпункты начинают со строчной буквы и отделяются точкой с запятой.
4. Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Работа по составлению делового письма начинается с четкого формулирования цели (или целей), которая должна быть достигнута в результате принятия документа, и задач, которые при этом должны решаться.
В текст делового письма, как правило, включаются вопросы, относящиеся к одной или нескольким проблемам, непосредственно связанным между собой по содержанию, с четким определением того, кому адресуется документ и на кого распространяется.
Перед составлением текста документа должны быть изучены относящиеся к данному вопросу документы вышестоящих органов государственной власти и управления, справочные, аналитические материалы, а также документы, изданные ранее по данному вопросу.
Текст служебного документа должен быть изложен понятным языком, не допускающим различных толкований. При написании служебных писем следует избегать употребления сокращенных слов.
Правильно составленное деловое письмо отвечает следующим требованиям:
а) достоверность и объективность изложения;
б) полнота информации;
в) краткость и лаконичность изложения. Благодаря этому требованию возможно существенно сократить объем всего документа. Лаконичность изложения – это прежде всего исключение речевой избыточности, экономное применение языковых средств, отсутствие ненужных повторов и дополнительных сведений;
г) отсутствие рассуждений и повествовательности, излишней детализации;
д) нейтральность тона изложения, но при этом доброжелательность, отсутствие грубости и иронии, вычурности, ложной вежливости. Сдержанный, нейтральный тон предполагает почти полное отсутствие экспрессивно или эмоционально окрашенных слов. Сведения носят сугубо официальный характер, по этой причине необходимо исключить из текста, например, слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами или междометия. Эмоциональный подтекст может присутствовать, но стоит скрыть его за нейтральным тоном изложения;
е) использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов;
ж) точность формулировок, однозначность и единообразие терминов. Получатель должен однозначно понять и трактовать смысл адресованного ему материала. Точность текста, как правило, напрямую зависит от верно выстроенной композиционной структуры, отсутствия логических ошибок. Служебное письмо должно быть четко продумано;
з) применение общепринятых (стандартных) словосочетаний, языковых формул. Шаблоны, применяемые в деловой переписке, являются ее неотъемлемой частью. «Во исполнение поручения ..», «В соответствии с …», «На основании вышеизложенного…», «Доводим до Вашего сведения, что…», «Настоящим сообщаем, что…» и др.;
и) использование прямого порядка слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом);
к) замена местоимений существительными;
л) единообразие в написании имен, географических названий, наименований должностей, учреждений, предприятий и др.;
м) строгий лексический отбор;
н) четкая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.
Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для служебных документов, соответствующих общей тенденции стандартизации делового языка.
При оформлении письма, в котором содержится отказ в просьбе или невозможность исполнения просьбы или отклонение предложения, обращаем внимание на примерный план письма-ответа:
а) повторение просьбы – адресат должен быть уверен, что его письмо внимательно прочитано и точно понята суть его просьбы;
б) причины, почему просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято, — рациональная и психологическая подготовка адресата к последующему отказу;
в) констатация отказа или отклонения предложения.
5. Оформление служебных писем, приложений к служебным письмам осуществляется с соблюдением требований к документированию и порядка организации делопроизводства, установленных на основе закрепленных действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики правил, регламентов, инструкций и стандартов.
При необходимости ссылки в тексте отрабатываемого документа на документы других органов государственной власти и управления или организаций либо на ранее изданные документы, их реквизиты указывают в следующей последовательности; вид документа, наименование органа государственной власти или организации (автора документа), дата, регистрационный номер, заголовок.
Подпись является обязательным реквизитом документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.
Датой письма является дата его подписания уполномоченным лицом и соответствует дате принятия решения, зафиксированного в тексте.
